Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Navarro Lawyers & Cía S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.551.390-1, con domicilio principal en Carrera 21D No. 29B-20, Piso 2, barrio Pie de la Popa, Cartagena de Indias D. T. y C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades profesionales, comerciales, contractuales y administrativas.

Los canales habilitados para el ejercicio de los derechos de los titulares son:

• Razón social: Navarro Lawyers & Cía S.A.S.
• NIT: 901.551.390-1.
• Domicilio: Cartagena de Indias D. T. y C., Colombia.
• Dirección física: Carrera 21D No. 29B-20, Piso 2, barrio Pie de la Popa, Cartagena de Indias D. T. y C., Colombia.
• Sitio web: https://navarrolawyers.com
• Correo electrónico: juridica@navarrolawyers.com
• Teléfono: +57 317 312 1809.

En adelante, podrá denominarse indistintamente “NAVARRO LAWYERS”, “la Firma” o “el Responsable”.

2. OBJETO

La presente política establece los principios, condiciones, finalidades y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, conservación y supresión de datos personales por parte de NAVARRO LAWYERS.

Su propósito es garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, suprimir la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se aplica a todas las bases de datos y archivos físicos o electrónicos que contengan datos personales y cuyo tratamiento sea realizado por NAVARRO LAWYERS en calidad de responsable o encargado.

Comprende, entre otros, los datos de:

• Visitantes y usuarios del sitio web.
• Personas que soliciten información, asesoría o una consulta jurídica.
• Clientes actuales y anteriores.
• Potenciales clientes.
• Representantes, empleados, socios o contratistas de clientes.
• Contrapartes, demandados, demandantes, testigos, beneficiarios, apoderados y demás personas relacionadas con asuntos jurídicos.
• Proveedores y contratistas.
• Candidatos, trabajadores, practicantes y colaboradores.
• Contactos profesionales, aliados y corresponsales.
• Usuarios de formularios, correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales y plataformas de agendamiento.

4. MARCO NORMATIVO

La presente política se adopta de conformidad con:

• El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• El Decreto 1074 de 2015, especialmente su Capítulo 25.
• La Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
• La Ley 527 de 1999, respecto de mensajes de datos y comercio electrónico.
• Las instrucciones y circulares impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

5. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se aplicarán las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una persona natural determinada o determinable.

Dato privado: información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para su titular.

Dato público: información que no sea semiprivada, privada o sensible y que pueda encontrarse en registros o documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al titular y a determinado sector o grupo de personas.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como aquella relacionada con salud, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia sindical, origen racial o étnico y datos biométricos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: envío de datos personales a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

6. PRINCIPIOS APLICABLES

NAVARRO LAWYERS aplicará los siguientes principios:

6.1. Legalidad

El tratamiento se realizará de conformidad con la Constitución, la ley y las disposiciones reglamentarias.

6.2. Finalidad

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas e informadas al titular.

6.3. Libertad

El tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales. El silencio no será considerado autorización.

6.4. Veracidad o calidad

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.5. Transparencia

El titular podrá obtener información sobre la existencia y utilización de sus datos personales.

6.6. Acceso y circulación restringida

Los datos personales solo serán tratados por personas autorizadas o por quienes legalmente puedan acceder a ellos.

6.7. Seguridad

Se adoptarán medidas técnicas, humanas, contractuales y administrativas razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.8. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con NAVARRO LAWYERS.

6.9. Necesidad y minimización

Solo se recolectarán los datos razonablemente necesarios, pertinentes y adecuados para las finalidades informadas.

6.10. Responsabilidad demostrada

NAVARRO LAWYERS adoptará medidas internas que le permitan acreditar el cumplimiento efectivo de sus deberes en materia de protección de datos personales.

7. DATOS PERSONALES QUE PUEDEN SER RECOLECTADOS

Dependiendo de la relación con el titular, NAVARRO LAWYERS podrá recolectar las siguientes categorías de información:

7.1. Datos de identificación

Nombre, apellidos, tipo y número de identificación, firma, fecha de nacimiento, nacionalidad y demás datos necesarios para individualizar al titular.

7.2. Datos de contacto

Dirección, ciudad, correo electrónico, número telefónico, cuentas de mensajería y perfiles de redes sociales.

7.3. Información contractual y económica

Información relacionada con contratos, facturación, pagos, honorarios, cuentas bancarias, obligaciones, operaciones comerciales y capacidad económica.

7.4. Información jurídica

Consultas, antecedentes del asunto, documentos, contratos, expedientes, actuaciones judiciales o administrativas, pruebas, comunicaciones y demás información necesaria para prestar servicios jurídicos.

7.5. Datos profesionales y laborales

Cargo, profesión, empresa, experiencia, historial laboral, referencias y demás información relacionada con vínculos profesionales o procesos de selección.

7.6. Datos técnicos y de navegación

Dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, páginas visitadas, identificadores digitales y datos obtenidos mediante cookies o tecnologías similares.

7.7. Comunicaciones

Correos electrónicos, mensajes, formularios, solicitudes, grabaciones autorizadas, soportes de atención y comunicaciones sostenidas con la Firma.

7.8. Datos sensibles

Cuando resulte estrictamente necesario para prestar un servicio jurídico, podrán tratarse datos relacionados con salud, biometría, vida familiar, información financiera reservada, procesos disciplinarios, antecedentes, creencias, vida sexual u otras categorías sensibles.

8. FUENTES DE LA INFORMACIÓN

Los datos podrán ser obtenidos mediante:

• Formularios del sitio web.
• Correo electrónico.
• WhatsApp y otros canales de mensajería.
• Llamadas telefónicas.
• Plataformas de agendamiento.
• Reuniones presenciales o virtuales.
• Documentos entregados por clientes o terceros.
• Contratos y propuestas de servicios.
• Redes sociales.
• Registros y fuentes públicas.
• Expedientes judiciales o administrativos.
• Autoridades y entidades públicas.
• Proveedores, contratistas y aliados autorizados.
• Cookies y tecnologías similares.

Cuando un cliente suministre datos personales de terceros, deberá procurar que exista una autorización, obligación legal, interés jurídico o fundamento legítimo que permita su entrega y tratamiento.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

NAVARRO LAWYERS podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

9.1. Atención de consultas y potenciales clientes

• Recibir y responder solicitudes de información.
• Conocer preliminarmente el asunto consultado.
• Verificar la existencia de posibles conflictos de interés.
• Evaluar la viabilidad inicial de una asesoría o representación.
• Programar, confirmar, modificar o cancelar reuniones.
• Elaborar propuestas de servicios y cotizaciones.
• Contactar al interesado por los canales autorizados.
• Realizar seguimiento a solicitudes de asesoría.

El envío de una consulta mediante el sitio web no constituye, por sí solo, la celebración de un contrato de prestación de servicios ni el establecimiento de una relación abogado-cliente.

9.2. Prestación de servicios jurídicos

• Identificar y vincular clientes.
• Efectuar verificaciones de conocimiento del cliente y prevención de riesgos.
• Elaborar, celebrar y ejecutar contratos de prestación de servicios.
• Analizar documentos, hechos y antecedentes.
• Emitir conceptos y recomendaciones jurídicas.
• Preparar y presentar solicitudes, reclamaciones, demandas, recursos, contratos y demás documentos.
• Ejercer la representación judicial, extrajudicial o administrativa.
• Gestionar expedientes, pruebas, comunicaciones, términos y actuaciones.
• Contactar autoridades, contrapartes, peritos, testigos, proveedores y demás intervinientes.
• Mantener informado al cliente sobre el estado de su asunto.
• Custodiar el expediente y conservar evidencia de las actuaciones realizadas.
• Realizar cobro, facturación y gestión de cartera.
• Atender auditorías, requerimientos judiciales o administrativos.
• Ejercer o defender derechos en actuaciones judiciales y administrativas.

9.3. Gestión administrativa y contractual

• Administrar relaciones con clientes, proveedores, contratistas y aliados.
• Verificar antecedentes y referencias cuando sea legalmente procedente.
• Gestionar cuentas de cobro, pagos, facturación e información tributaria.
• Cumplir obligaciones contables, fiscales, contractuales y corporativas.
• Gestionar archivos y sistemas de información.
• Atender solicitudes, quejas y reclamos.

9.4. Seguridad y prevención de riesgos

• Proteger la seguridad del sitio web, los sistemas y la información.
• Detectar accesos, actividades o comunicaciones potencialmente fraudulentas.
• Prevenir suplantaciones, conflictos de interés, lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y demás riesgos legales.
• Investigar incidentes de seguridad.
• Conservar evidencia necesaria para la defensa jurídica de la Firma.

9.5. Analítica y mejoramiento

• Analizar el funcionamiento y utilización del sitio web.
• Elaborar estadísticas internas.
• Mejorar la experiencia del usuario.
• Evaluar la calidad de los servicios.
• Desarrollar nuevos servicios y contenidos.
• Medir el funcionamiento de campañas, formularios y canales digitales.

Siempre que resulte posible, estos análisis se realizarán mediante información agregada o anonimizada.

9.6. Comunicaciones informativas y comerciales

Cuando exista autorización, NAVARRO LAWYERS podrá:

• Enviar boletines, artículos, alertas jurídicas y contenidos informativos.
• Comunicar novedades sobre servicios jurídicos.
• Realizar invitaciones a actividades académicas o comerciales.
• Efectuar seguimiento a personas interesadas en los servicios.
• Desarrollar campañas informativas o publicitarias.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir estas comunicaciones.

9.7. Gestión de personal

• Adelantar procesos de selección.
• Verificar información académica, profesional y laboral.
• Formalizar y administrar relaciones laborales o contractuales.
• Cumplir obligaciones de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo.
• Gestionar pagos, evaluaciones, capacitaciones y terminaciones contractuales.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

NAVARRO LAWYERS solicitará autorización previa, expresa e informada cuando esta sea exigible.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Documento físico o electrónico.
• Formularios web.
• Casillas de aceptación no premarcadas.
• Mensajes de datos.
• Correo electrónico.
• Grabaciones autorizadas.
• Conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó su consentimiento.

La Firma conservará prueba de la autorización y de la información suministrada al titular al momento de solicitarla.

No será necesaria autorización en los casos expresamente exceptuados por la ley.

11. DATOS SENSIBLES

El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo que su tratamiento sea indispensable para la prestación del servicio solicitado o exista un deber legal.

Antes de solicitar estos datos, NAVARRO LAWYERS informará:

• Que se trata de información sensible.
• La finalidad específica de su tratamiento.
• Que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo que resulte indispensable o exista una obligación legal.
• Los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.

La Firma limitará el acceso a estos datos y adoptará medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

12. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

NAVARRO LAWYERS no buscará recolectar datos de menores de edad mediante su sitio web de manera habitual.

Cuando sea necesario tratar información de niños, niñas o adolescentes para la prestación de un servicio jurídico, la Firma:

• Respetará su interés superior y sus derechos fundamentales.
• Verificará la autorización de su representante legal cuando sea procedente.
• Tendrá en cuenta la opinión del menor de acuerdo con su edad y grado de madurez.
• Limitará el tratamiento a la información estrictamente necesaria.
• Implementará medidas especiales de seguridad y confidencialidad.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
4. Acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento.
5. Solicitar la supresión de los datos cuando resulte procedente.
6. Revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
7. Presentar consultas, solicitudes y reclamos.
8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite interno correspondiente.
9. Abstenerse de suministrar datos sensibles, salvo que sean indispensables o legalmente exigibles.
10. Ejercer los demás derechos reconocidos por la Constitución y la ley.

La revocatoria o supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, cuando la información sea necesaria para ejercer o defender un derecho o cuando deba conservarse por disposición legal.

14. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular.
• Sus causahabientes.
• Su representante o apoderado.
• El representante legal de menores de edad.
• Quien actúe en favor de otro mediante estipulación para otro o por otro.
• Las autoridades legalmente facultadas.

NAVARRO LAWYERS podrá solicitar documentos que permitan verificar la identidad, representación o legitimación del solicitante.

15. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN

La administración de NAVARRO LAWYERS o la persona designada internamente para la protección de datos será responsable de tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.

Las solicitudes deberán enviarse a:

Correo electrónico: juridica@navarrolawyers.com
Asunto sugerido: “Solicitud de protección de datos personales”.

También podrán presentarse en la dirección física indicada en esta política.

16. CONTENIDO DE LAS SOLICITUDES

Las solicitudes deberán contener, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Tipo y número de identificación.
• Datos de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos o soportes pertinentes.
• Documento que acredite la representación, cuando actúe un tercero.

La ausencia de información indispensable podrá dar lugar a una solicitud de subsanación.

17. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El titular o las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de NAVARRO LAWYERS.

La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

18. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.

Si el reclamo está incompleto, NAVARRO LAWYERS solicitará su subsanación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.

Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante complete la información, se entenderá desistido el reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una anotación que indique “reclamo en trámite” y el motivo correspondiente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. La anotación se mantendrá hasta la decisión definitiva.

El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción.

Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Si NAVARRO LAWYERS no es competente para atender el reclamo, lo trasladará a quien corresponda, cuando sea posible, e informará al interesado.

19. SUPRESIÓN Y REVOCATORIA

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización.

Antes de ejecutar la supresión, NAVARRO LAWYERS verificará que:

• No exista una obligación legal o contractual de conservar la información.
• Los datos no sean necesarios para ejercer o defender derechos.
• No exista una actuación judicial o administrativa pendiente.
• No deban conservarse por razones contables, tributarias, probatorias, profesionales o de seguridad.

Cuando la supresión total no resulte procedente, la Firma podrá restringir el tratamiento a las finalidades que justifiquen su conservación.

20. DEBERES DE NAVARRO LAWYERS

NAVARRO LAWYERS deberá:

• Garantizar el ejercicio efectivo del habeas data.
• Solicitar y conservar las autorizaciones cuando sean necesarias.
• Informar las finalidades del tratamiento.
• Mantener la información actualizada, completa y segura.
• Rectificar datos incorrectos.
• Tramitar consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Limitar el acceso a personas autorizadas.
• Exigir a sus encargados medidas de seguridad y confidencialidad.
• Informar a la autoridad competente sobre incidentes cuando exista obligación legal.
• Adoptar procedimientos internos de protección de datos.
• Conservar prueba del cumplimiento de sus deberes.

21. CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL

La información suministrada con ocasión de una consulta o servicio jurídico será tratada de manera confidencial.

NAVARRO LAWYERS aplicará el deber de secreto profesional cuando jurídicamente corresponda y limitará el acceso a la información a los abogados, colaboradores, contratistas, peritos, corresponsales y proveedores que necesiten conocerla para cumplir sus funciones.

La información no será utilizada para finalidades incompatibles con la prestación del servicio, el cumplimiento de obligaciones legales o las finalidades autorizadas.

22. ENCARGADOS, PROVEEDORES Y TERCEROS

NAVARRO LAWYERS podrá compartir o permitir el acceso a datos personales a:

• Abogados, asesores, peritos y corresponsales.
• Proveedores de alojamiento web.
• Proveedores de almacenamiento y gestión documental.
• Servicios de correo electrónico.
• Plataformas de videoconferencia y agendamiento.
• Proveedores de mensajería y comunicaciones.
• Servicios contables, tributarios y de facturación.
• Proveedores de analítica, seguridad y soporte tecnológico.
• Entidades financieras y operadores de pago.
• Autoridades judiciales, administrativas, fiscales, disciplinarias o de control.
• Terceros autorizados por el titular.

Estos terceros solo podrán tratar la información para las finalidades autorizadas, contractualmente acordadas o legalmente permitidas.

23. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

Debido a la utilización de servicios tecnológicos, alojamiento, correo electrónico, almacenamiento, videoconferencia, mensajería, analítica o gestión documental, algunos datos podrán ser procesados en infraestructura ubicada fuera de Colombia.

Cuando se trate de una transmisión internacional, NAVARRO LAWYERS exigirá al encargado el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso restringido y protección de datos.

Cuando se trate de una transferencia internacional, se aplicarán las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, sus excepciones y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La Firma procurará seleccionar proveedores que ofrezcan condiciones adecuadas de seguridad y protección de la información.

24. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para:

• Permitir su funcionamiento técnico.
• Recordar preferencias.
• Proteger la seguridad del sitio.
• Elaborar estadísticas.
• Analizar el uso de contenidos y formularios.
• Medir campañas publicitarias, cuando exista autorización.

Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse para asegurar el funcionamiento del sitio. Las cookies no esenciales estarán sujetas a las opciones de consentimiento implementadas en la página.

El usuario podrá administrar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, sin perjuicio de que algunas funciones puedan verse afectadas.

25. MEDIDAS DE SEGURIDAD

NAVARRO LAWYERS adoptará medidas razonables de seguridad, entre ellas:

• Controles de acceso.
• Gestión de contraseñas y autenticación.
• Restricción de permisos.
• Copias de seguridad.
• Actualización de sistemas.
• Protección de dispositivos.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Gestión de proveedores.
• Procedimientos para atender incidentes.
• Eliminación o disposición segura de información.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. En caso de incidente, la Firma adoptará acciones de contención, análisis, mitigación y comunicación conforme a la normativa aplicable.

26. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y mientras subsista la relación jurídica con el titular.

Posteriormente podrán conservarse durante los términos legales, contractuales, contables, fiscales, probatorios, profesionales o de prescripción aplicables.

Las consultas de personas que no contraten servicios podrán conservarse por un término razonable para atender seguimientos, conflictos de interés, reclamaciones y obligaciones probatorias, salvo que el titular solicite su supresión y esta resulte procedente.

Cumplidas las finalidades y los períodos de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o sometidos a acceso restringido.

27. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

NAVARRO LAWYERS verificará periódicamente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos y, cuando corresponda, efectuará su registro, actualización y reporte de novedades conforme a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

28. MODIFICACIONES

NAVARRO LAWYERS podrá modificar esta política para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.

Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento serán comunicados antes de su implementación, cuando así lo exija la normativa.

La versión vigente estará disponible en https://navarrolawyers.com.

29. VIGENCIA

La presente política entra en vigencia el 5 de agosto de 2026.

Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades que justificaron su creación y durante los períodos legales, contractuales o probatorios aplicables.